Help & gids

A. Aan de slag

Bank koppelen

1. Ga naar Connect in de app.
2. Kies je bank uit de Ponto-lijst.
3. Login bij je bank en autoriseer leesrechten — geen wachtwoorden, alleen transacties.
4. Wij syncen de afgelopen 90 dagen automatisch (1–3 minuten).

Eerste klanten toevoegen

Open Settings → Customers en voeg minstens je top 3 klanten toe (naam + maandelijkse retainer indien van toepassing). Daarna kunnen we transacties automatisch aan klanten koppelen via de inbox.

Eerste rapport genereren

Met minstens 30 dagen aan transacties (of bij eerste sync na koppeling): ga naar Reports → CFO Inzichten, kies je periode en klik Genereer rapport. We sturen je een mail wanneer het klaar is.

B. Transacties categoriseren

FinancialFlowPro stelt voor elke transactie een categorie voor (op basis van AI + regels). Jij hoeft alleen te bevestigen — of te corrigeren waar de AI er naast zit.

Hoofdcategorieën

• Revenue — geld dat binnenkomt van klanten (retainers, projecten, performance fees).
• COGS — directe kosten om de dienst te leveren (freelancers, media spend, delivery tools).
• OPEX — operationele kosten (salaris, software, kantoor, marketing).
• Taxes — vennootschapsbelasting, persoonlijke belastingen.
• Financing / Investing — leningen, investeringen.
• Transfers — overzettingen tussen je eigen rekeningen (geen P&L impact).
• Niet-operationeel — owner draws, leningen, kapitaal, vennootschapsbelasting. Verschijnt apart in P&L en cashflow.

Owner draw / privé-opname (NIET in P&L)

Geld dat jij persoonlijk uit je business haalt. Dit is geen kost van de business — het is je beloning als eigenaar. Categoriseer als NONOP_OWNER_DRAW: het komt niet in je P&L (winst-en-verlies), wel in je cashflow als "Niet-operationele uitstroom".

Loan draw / kapitaalinjectie (BS, niet P&L)

Lening uit de business naar jezelf, of kapitaal dat je injecteert. Beide horen op de balans, niet in de P&L. Categoriseer respectievelijk als NONOP_LOAN_DRAW / NONOP_LOAN_INFLOW / NONOP_CAPITAL_INJECTION.

BTW-betalingen (passthrough)

BTW die je doorstort naar de fiscus is geen kost — het is geld van je klanten dat door jouw rekening passeert. Wij detecteren BTW-betalingen automatisch en zetten ze in een aparte VAT settlement bucket. Forecast-bedragen zijn altijd net van BTW.

Transfers tussen eigen rekeningen

Heb je meerdere bankrekeningen? Geld dat je tussen die rekeningen verplaatst is geen omzet, geen kost. Categoriseer als TRANSFER_INTERNAL. We tellen dit niet mee in P&L of operationele cashflow.

Refunds / credits

Een terugbetaling aan een klant? Categoriseer als revenue met negatief bedrag — de P&L corrigeert automatisch. Een terugbetaling van een leverancier? Hetzelfde principe op de kostenkant.

C. Klanten beheren

Klanten toevoegen

Settings → Customers → Add customer. Voeg minstens je top 3 toe zodat automatische matching betrouwbaar wordt.

Contracten + tarieven

Per klant kan je een contractlijn toevoegen met begin/einddatum, inbegrepen uren per maand en retainer-bedrag. Dit voedt scope-drift detectie en marge-per-klant berekeningen.

Scope drift detectie

Als je team meer uren werkt dan inbegrepen in het contract, signaleert FinancialFlowPro dat automatisch. De impact wordt in euro's getoond zodat je weet of een gesprek over meerwerk loont.

D. Team & uren

Mensen toevoegen (auth users vs cost-tracked people)

FinancialFlowPro maakt een onderscheid tussen teamleden met toegang (login op de app) en mensen wiens uren we tracken (kunnen overlappen, of verschillen — bv. een freelancer zonder eigen account).

• Voor login-toegang: Settings → Team → Nieuwe uitnodiging.
• Voor cost-tracking: Settings → Team → Mensen wiens uren we tracken → Persoon toevoegen.

Uren tracken

Elke persoon kan via /track/week zijn eigen uren invoeren per dag, klant en activiteit. Beheerders zien een geconsolideerd weekoverzicht via /track/admin/week.

Cost rate berekenen

De interne kostprijs per uur (cost rate) is nodig voor marge-per-klant en scope-drift berekeningen. Voor werknemers gebruik je de werkgeverscoëfficiënt (totale kost / bruto loon):

• BE werkgeverscoëfficiënt ≈ 1,27
• NL werkgeverscoëfficiënt ≈ 1,20

E. Rapporten begrijpen

P&L vs Cashflow (verschil)

P&L (winst-en-verliesrekening) toont je operationele winst: omzet min directe en operationele kosten. Het sluit privé-opnames, leningen en BTW-doorstortingen uit.

Cashflow toont de werkelijke geldbeweging op je bankrekening, inclusief alle bewegingen — ook privé-opnames en leningen. Daarom kunnen P&L en cashflow verschillen.

Marge per klant

Voor elke klant berekenen we omzet (uit transacties) minus kosten (uit time entries × cost rate). Een negatieve marge betekent dat je geld verliest aan die klant — meestal een signaal voor scope-drift of een te lage retainer.

DSO uitleg

DSO (Days Sales Outstanding) is de mediaan van het interval tussen opeenvolgende betalingen per klant. Een DSO van 38 dagen betekent dat je gemiddeld 38 dagen na de vorige betaling de volgende ontvangt. Stijgende DSO = klanten betalen trager.